Immer mehr Unternehmen nutzen das Arbeitsmodell des ‘hybrid working’ und MitarbeiterInnen freuen sich über die Möglichkeit, flexibel von zu Hause oder im Büro zu arbeiten. Somit bekommen auch die Konzepte des Hot Desking und Desk Booking vermehrt Aufmerksamkeit: die Modelle erscheinen auf den ersten Blick sehr ähnlich, unterscheiden sich jedoch im Detail. In diesem Artikel schauen wir uns die verschiedenen Arbeitsformen genauer an.
Was ist Hot Desking?
Das Hotdesking ist eine Arbeitskonzept, bei dem die MitarbeiterInnen keinen festen Sitzplatz haben. Stattdessen teilen sie sich die Arbeitsplätze mit ihren MitarbeiterInnen und können sich so an einem beliebigen freien Schreibtisch niederlassen. Dabei wählen die MitarbeiterInnen ihren Arbeitsplatz für den Tag erst dann aus, wenn sie das Büro betreten. Besonders attraktiv ist diese Arbeitsform für Unternehmen, deren MitarbeiterInnen zu unterschiedlichen Zeiten oder in Schichten arbeiten. Auf diese Art kann auch ein kleines Büro effizient vielen Beschäftigten Raum bieten. Vollzeitbeschäftigte, die es gewohnt sind jeden Morgen am gleichen, persönlich eingerichteten Platz zu arbeiten empfinden dieses Konzept womöglich als ungewohnt. Jedoch ist diese Art der Organisation nicht neu: bei Freiberuflern etwa hat Hot Desking sich bereits etabliert.
Ist es für jedes Unternehmen möglich auf Hot Desking umzuschwenken? Theoretisch schon. Jedoch ist es nötig, dass MitarbeiterInnen von jedem Büroplatz aus Zugang zu allen Anwendungen, Plattformen und Daten haben. Auch für Teams, die auf funktionsübergreifende Zusammenarbeit angewiesen sind, ist Hot Desking optimal, denn flexible Teamarbeit ist durch diese Arbeitsform super möglich.
Good to know
Wusstest du, dass Hot Desking ursprünglich aus der Schifffahrt kommt? Beim ‘Hot Bedding’ haben sich mehrere Matrosen abwechselnd ein Bett geteilt. Nach dem fließenden Schichtwechsel haben sie sich in das noch warme Bett ihres Vorgängers gelegt.
Vorteile von hot desking
Hot Desking fördert die Zusammenarbeit sowie den Austausch der MitarbeiterInnen untereinander, und bietet viel Flexibilität und Freiraum. Durch kleinere und günstigere Büroräume können Mietkosten eingespart werden, durch mehr Kontakt unter den KollegInnen wird der Teamgeist gestärkt.
Nachteile
Das Konzept kann auch für Verwirrung sorgen, etwa wenn es zu Chaos und Missverständnissen bei der Belegung der Arbeitsplätze kommt. Die Privatsphäre wird potenziell eingeschränkt und die Konzentration verringert.
Was ist Desk Booking / Desk Hoteling?
Desk Booking oder auch Desk Hoteling ermöglicht es, wie der Name schon verrät, einen freien Schreibtisch oder Arbeitsplatz in deinem Büro im Voraus zu reservieren.Viele MitarbeiterInnen empfinden es als Erleichterung im Voraus planen zu können, welchen Schreibtisch sie für die folgenden Tag nutzen werden. Desk Booking und Hot Desking können auch parallel genutzt werden, müssen es aber nicht. So können die oben genannten Nachteile des Hot Desking vermieden werden, vor allem wenn es darum geht mit bestimmten Kollegen:innen zusammen zu sitzen oder sich den Lieblingsplatz zu reservieren.
Über ein digitales Buchungssystem können die MitarbeiterInnen freie Plätze einsehen und flexibel für den Tag oder einige Stunden reservieren. Ein mobiler Zugriff ist dabei essentiell, weshalb Shiawa Flexdesk auch auf einem browserbasierten System beruht. So ist ein spontaner Zugriff von jedem Gerät aus möglich, ohne zusätzliche Apps oder Software installieren zu müssen.
Vorteile von desk booking / hoteling
Desk Booking ist besonders effektiv bei flexibler und projektbasierter Arbeit. So können sich Teams, die gemeinsam an einem Projekt arbeiten, zeitgleich Schreibtische nebeneinander buchen und dadurch einfacher kommunizieren.
Fazit
Beide Arbeitsmodelle eigenen sich optimal für einen hybriden Arbeitsplatz. Das Teilen und Wechseln des Schreibtisches spart Mietkosten, bietet mehr Flexibilität und stärkt den Teamgeist. Durch die Möglichkeit einer digitalen Vorausbuchung kann zusätzlich Chaos vermieden und Teams in der optimalen Konstellation zusammengesetzt werden. Mit Shiawa ist es möglich von jedem Gerät aus digital und flexibel Sitzplätze zu buchen. Probiert es aus!
