Das Wichtigste vorab – wer rechtzeitig mit der Organisation beginnt, ist klar im Vorteil. Also mach dich so früh wie möglich an die Planung! Probleme und Fehler, die erst in letzter Minute bemerkt werden, schlagen meistens ordentlich aufs Budget.
Die so genannte “Fast/Good/Cheap”-Regel besagt, dass jedes Projekt stets nur zweien dieser drei Ansprüche gerecht werden kann. Du glaubst das nicht? Probier es selbst: https://fastgood.cheap (PS: diesen Link eignet sich hervorragend als Antwort auf die nächste utopische Anfrage vom Kollegen).
Aber Spaß beiseite: wenn es “schnell” gehen und “gut” werden soll, wird es definitiv nicht billig. Und da dieser Artikel der günstigen Eventorganisation gewidmet ist und du offensichtlich ein gutes Ergebnis willst (sonst würdest du das hier nicht lesen), ist es klar welchen Anspruch es in diesem Fall zu streichen gilt.
Ein weiterer großer Punkt, der regelmäßig für Ärger sorgt, ist die Organisation und Kommunikation der Aufgaben selbst. Kurz nicht aufgepasst, steht der Chef ohne Buchung an der Hotelrezeption – und zwar in Frankfurt an der Oder statt am Main.
Deswegen tut man sich und anderen stets einen Gefallen, wenn man Aufgaben verschriftlicht und z.B. per Mail an Kollegen oder Dienstleister weiterleitet. Auf diese Weise können nicht nur alle Beteiligten nochmal nachvollziehen, was genau gemacht werden muss – es lässt sich im Zweifelsfall auch beweisen was kommuniziert wurde und was nicht. Bei mündlichen Absprachen gestaltet sich das um einiges schwieriger, erst Recht wenn’s um Geld geht.
Sieh’ außerdem zu, dass du stets alle Dokumente ordentlich abheftest – und zwar so, dass du sie schnell wieder findest.
Am besten legst du für jedes Projekt eine eigene Mappe an – analog sowie digital – und heftest sämtliche Papiere, die damit zu tun haben, zusammen ab. Eine To-Do Checkliste dient dabei als praktisches Deckblatt. Nach Projektabschluss kannst du sämtliche Dokumente gesammelt in einem Ordner archivieren.
Nun da die Basics geklärt sind, kommen wir zu den konkreten Tipps:
Online Konferenzen > vorort treffen
Überlege, ob das Event dringend vor Ort abgehalten werden muss, oder ob eine Videokonferenz genügt. In letzterem Fall entfallen nämlich so gut wie alle Kosten, und spätestens seit der Pandemie sind die meisten Menschen Online-Events gewöhnt. Viele schätzen es sogar, auf lange Anreisen und Auswärts-Übernachtungen zu verzichten. Die Umwelt dankt übrigens auch. Wer den Eventcharakter trotz Bildschirm-Rendezvous bewahren möchte, kann den Teilnehmern vorab eine Goodie-Box passend zum Event nach Hause schicken. Zum Beispiel mit ein paar Snacks und nicht-ganz-ernst-gemeinten spiegelverkehrten Namensschildern. Sogar ein gemeinsames Abendessen lässt sich so online organisieren, indem man jedem Teilnehmer vorab eine Hello Fresh Box mit dem gleichen Rezept zukommen lässt und das Event mit einer gemeinsamen Kochsession einleitet.
Unterkunft
Wenn das Event in Präsenz stattfinden soll, gilt es häufig eine Übernachtungsmöglichkeit für die Gäste zu organisieren. Über Seiten wie booking.com lässt sich schnell die Verfügbarkeit von Hotels in deiner Nähe prüfen, und wer häufiger über diese Seite bucht kann sich über Rabatte freuen. Aber was, wenn euer Event ausgerechnet zur Messezeit stattfindet und sogar die kleinen Zimmer in 3*-Hotels mehrere Hundert Euro kosten? In diesem Fall kann es günstiger sein ein großes AirBnB mit mehreren Schlafzimmern zu organisieren, zum Beispiel eine schicke Ferienwohnung, um deine Gäste darin unterzubringen. Selbstverständlich sollte jedem Gast mindestens ein eigenes Zimmer zur Verfügung stehen (idealerweise auch ein eigenes Bad!), damit man die Möglichkeit hat sich zurückzuziehen. So eine kurzzeit-WG mit Ferienlagercharme eignet sich jedoch hervorragend als Teambuilding-Maßnahme, und lässt sich wunderbar durch gemeinsame Freizeitaktivitäten ergänzen, ob Yoga am Morgen oder ein Grillfest am Abend. Mit ein bisschen Glück verfügt die “Herberge” sogar über einen Whirlpool!
Anreise
Gerade bei kurzen Strecken gilt: Bahn > Flugzeug. Bei Strecken unter 500km Entfernung spart eine Flugreise weder Zeit noch Nerven – denn zu der Flugzeit von 30 Minuten kommen noch die An- und Abreise zum Flughafen (der meistens außerhalb gelegen ist), die Sicherheitskontrolle und das Boarding dazu. Da ist es um einiges entspannter an einem zentral gelegenen und gut angebundenen Bahnhof in den ICE zu steigen und sich die Reisezeit mit lesen oder arbeiten zu vertreiben. Billiger und umweltfreundlicher ist es auch – gerade wer früh bucht, kann hier Sparpreise abgreifen.
Übrigens – wenn dein Unternehmen selbst in der Reise- oder Tourismusbranche tätig ist, lohnt sich eine Travel Industry Card (https://www.drv-tic.de) vom DRV für eure Mitarbeiter! Damit können sie jederzeit günstig auf sogenannte PEP-Angebote (PEP steht für “Produkt-Erfahrungsprogramm”) von vielen Reiseanbietern zugreifen. Auch privat!
Catering
Für viele der einzige Grund, überhaupt zu Firmenevents zu erscheinen wenn die Anwesenheit nicht verpflichtend ist: das Catering! Um hier zu sparen, gibt es im Grunde nur drei Möglichkeiten:
- sorgfältig recherchieren und Angebote vergleichen. Frag hierbei auch gerne deine Freunde oder nutze die Schwarmintelligenz der sozialen Netzwerke – persönliche Empfehlungen sind immer noch der größte Qualitätsgarant (und die meisten Online-Bewertungen sowieso gekauft oder von Mutti geschrieben).
- geschicktes Verhandeln: Erkundige dich stets nach Sonderkonditionen. Du wirst überrascht sein wie oft Rabatte gewährt werden, wenn man nur danach fragt! Oder dreh den Spieß um und setz gleich zu Beginn der Verhandlung dein Budget fest. Dann dreht sich die Frage nur noch darum, was du für den Preis bekommst.
- selber machen! Gerade wenn es um kleine Snacks für wenige Personen und nicht um ein Drei-Gänge-Menü für die gesamte Firma geht, ist es oft günstiger und weniger aufwändig selbst die Stullen zu schmieren. Damit das Ganze trotzdem nach Catering aussieht und nicht auf einen Mettigel hinausläuft, lohnt es sich bei Pinterest vorbeizuschauen: https://www.pinterest.de/dktrier/smørrebrød/. Bestell dir einfach die für die Rezepte benötigten Lebensmittel über Flink, Getir oder einen anderen Delivery-Service ins Büro und investier die Zeit, die du sonst mit Recherche, Bestellung und Annahme verbracht hättest, kreativ in der Küche. Für besondere Anlässe darf es auch gerne mal Kaviar sein – oder zumindest danach aussehen: https://www.posylka.de/de/stoerkaviar-stolnaja-imitation-230-g-08601526.html?gclid=CjwKCAjw3K2XBhAzEiwAmmgrAr5463Wti7rEpTaJWq6R-MkBYbKAYp1_pqXtyfDKFkscHtALgwX27BoCbwcQAvD_BwE.Den Unterschied merkt eh keiner.
Fazit
Ein dickes Budget erleichtert zwar die Planung, mach aber noch lange kein gutes Event aus! Mit der richtigen Vorbereitung und liebevoll umgesetzten, kreativen Lösungen kommst du mindestens genauso weit – ohne ein Vermögen auszugeben.
