Flex Desk macht es möglich – das Konzept des so genannten Schreibtisch-Sharings wird immer beliebter. Häufig werden Office Manager damit beauftragt, einen detaillierten Plan für die Integration dieses innovativen Konzepts zu erarbeiten. Als hätte man nicht schon genug zu tun. Mit Hilfe von spezialisierter Software wird die individuelle Tischplanung jedoch zum Kinderspiel – so kann die Organisation und Koordination der Schreibtische von überall aus mit nur wenigen Klicken gemanagt werden. Und zwar von den Nutzern selbst.
In einem vorherigen Artikel haben wir bereits die Modelle des Hot Deskings und Desk Sharings vorgestellt, mit allen Vorteilen und Unterschieden der beiden Konzepte.
Hier gehen wir näher darauf ein was beim Schreibtisch-Sharing beachtet werden sollte, geben Tipps wie es am besten funktioniert, und stellen dir ein effizientes Raumbuchungs-Tool vor.
1. Clean Desk
Damit Schreibtisch Sharing erfolgreich integriert werden kann und nicht zu Dauerfrust bei den Mitarbeitern führt, sollte eine strikte Clean Desk Policy eingehalten werden. Das bedeutet ganz einfach, dass der Schreibtisch so hinterlassen wird, wie man ihn vorfindet.
Use it, clean it, repeat it.
Ein sauberer Schreibtisch verbessert nicht nur die Konzentration, sondern macht das Konzept des täglichen Arbeitsplatzwechsels überhaupt erst möglich.
Wichtig ist aber, dass das Unternehmen vor Ort Staumöglichkeiten für private Dinge anbietet. Womit wir auch schon beim Tipp Nr.2 für erfolgreiches Schreibtisch-Sharing wären:
2. Platz für private Dinge
Natürlich sollte jeder Mitarbeiter Platz für Dinge wie Ordner, Unterlagen und Snacks für zwischendurch haben. Schließfächer, in denen Mitarbeiter ihre persönlichen Materialien und Wertsachen verstauen können, helfen dabei die Clean Desk Policy ohne tägliches Geschleppe zu ermöglich.
3. Aufenthaltsräume
Ein Arbeitsplatz mit Desk Sharing sollte unbedingt genügend Plätze für gemeinsame Kaffee- oder Mittagspausen bieten. So wird vermieden, dass am Arbeitsplatz gegessen und die gemeinsam genutzten Tische (und Tastaturen!) vollgekrümelt werden. Zudem wird die Konzentration am Arbeitsplatz erhöht: wenn private Gespräche im Pausenraum gehalten werden und gleichzeitig weniger persönliche Gegenstände auf dem Tisch der Ablenkung dienen, erkennen wir den Arbeitsplatz als “Konzentrations-Space” an. So wie Studenten die Bibliothek als “Lern-Space” sehen, um sich zu Hause nicht von der Wäsche oder dem Mitbewohner ablenken zu lassen, wird auch der cleane Arbeitsplatz unterbewusst als reine Arbeitsumgebung wahrgenommen.
4. die richtige ausstattung
Eine stabile und konsistente Ausstattung ist essentiell fürs Schreibtisch-Sharing. Die Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben über jeden Computer, unabhängig vom Sitzplatz, auf alle essentiellen Daten, Dokumente, etc. zugreifen zu können. Cloudbasierte Ablagen wie google drive oder einen interner Server machen’s möglich: Kollegen können ihre Dateien zentral speichern und von unterschiedlichen Computern aus darauf zugreifen. Sie können so auch zeitgleich am selben Dokument arbeiten, selbst wenn sie sich nicht im selben Raum befinden.
Auch Büroartikel wie Ordner, Locher, Tacker, Stifte und Papier sollten für alle gut erreichbar an einer oder mehreren zentralen Stelle zur Verfügung gestellt werden.
Je nach Bedarf (oder wenn die Arbeit es erfordert) kann alternativ auch jeder Schreibtisch mit den gleichen essentiellen Büroartikeln ausgestattet werden.
5. Flex Desk
Mit einem digitalen Flex Desk Tool ist es möglich, Schreibtische und Arbeitsplätze ganz einfach und autark zu koordinieren. Mitarbeiter können, basierend auf ihren Präferenzen, eigenständig den perfekten Arbeitsplatz für sich finden und buchen. Sie können nach Ausstattung des Platzes, Umgebung oder Sitznachbarn filtern – beispielsweise wenn sie gemeinsam mit einem Kollegen an einem Projekt arbeiten. Fällt es dir an einem bestimmten Tag schwer dich zu konzentrieren, dann kannst du dich bewusst nach einem Ort mit mehr Ruhe umschauen. Brauchst du ein Telefon oder eine Kamera, dann suche dir einfach einen Tisch aus, der über die nötige Ausstattung verfügt. Ein integrierter Kalenders ermöglicht effiziente Planung und erlaubt es, bestimmte Tische schon Wochen im Voraus zu buchen.
Die meisten Flex Desk Tools verfügen zudem über eine Kartenansicht, die einen Überblick über die verfügbaren Schreibtische bietet.
Auch Shiawa hat in der neuesten Version ein Flex Desk Tool integriert und bietet neben vielen anderen Tools, die das Office Management erleichtern, die Möglichkeit Arbeitsplätze unkompliziert zu koordinieren und das Maximum aus der Raumkapazität rauszuholen. Probier es aus!
