Meetings nehmen einen großen Teil der Arbeitszeit in Anspruch und sollten deshalb maximalen Nutzen bringen. Ineffektive oder gar fehlende Kommunikation führt zu Frust bei Mitarbeitern und Führungskräften und sorgt auf Dauer für Probleme. Produktive Meetings hingegen verbessern das Arbeitsklima erheblich. Insbesondere 1:1 Meetings bieten Arbeitgebern sowohl wie Arbeitnehmern viele Vorteile.
1:1 Meetings sind, wie der Name bereits verrät, Meetings bei denen der Arbeitnehmer und der Vorgesetzte unter vier Augen sprechen. Sie sind die Basis für ein gesundes Arbeitsumfeld und bieten Führungskräften die Möglichkeit von einzelnen Mitarbeitern Feedback einzuholen, sie kennenzulernen, und sie individuell zu fördern. Außerdem können Vorgesetzte dem Arbeitnehmer Hilfe bei Projekten anbieten, Präsenz zeigen, Fortschritte der Mitarbeiter überprüfen, Lob verteilen oder auch Kritik äußern. Mitarbeiter haben die Möglichkeit Probleme anzusprechen oder wenn nötig Unterstützung anzufordern. Feedback kann dabei auch vom Arbeitnehmer ausgehen.
Wie führt man also effektive 1:1 Meetings?
Vorbereitung
Bereite dich auf das Meeting vor! Als Arbeitgeber solltest du dir eine Agenda überlegen, welche die wichtigsten Punkte beinhaltet. Sie dient als Leitfaden und hilft dabei, beim Gespräch nicht den Überblick zu verlieren sowie alle wichtigen Punkte anzusprechen. Arbeitnehmer sollten sich vorher überlegen, was in den letzten Wochen gut oder nicht so gut lief und konstruktive Verbesserungsvorschläge liefern. Das Gespräch sollte sich auf den einzelnen Mitarbeiter fokussieren und die Bereiche betreffen, die ihm auf dem Herzen liegen.
1:1 Meetings können je nach Dringlichkeit und Größe des Unternehmens wöchentlich oder einmal im Monat abgehalten werden. In der Regel bietet es sich an, 30–60 Minuten für diese Gespräche einzuplanen. Verkürze das Gespräch lieber anstatt es ausfallen zu lassen, falls die Zeit doch mal knapper ausfällt. So wird das Gefühl vermittelt, dass die Gespräche wichtig sind und der Arbeitgeber den Mitarbeitern gerne zuhört.
Hier findest du einige Beispiele, auf die sich das Gespräch fokussieren kann:
- Lob und Hervorheben der Leistung
- Identifikation von Schwierigkeiten und Problemen
- Lösungsvorschläge für diese Probleme
- Besprechung kommender Ziele und Projekte; wichtig ist hier auch eine Timeline festzulegen
- Planung von Urlauben und wichtigen Events
Während des Meetings
1:1 Meetings sollten im idealfall eine offene Atmosphäre bieten, bei der Mitarbeiter sich wohl fühlen. Dafür muss eine Vertrauensbasis geschaffen werden, die es erlaubt Probleme offen anzusprechen ohne Konsequenzen befürchten zu müssen.
Als Arbeitgeber ist einer der wichtigsten Punkte das aktive Zuhören. Biete deinen Mitarbeitern die Chance zu Wort zu kommen. Der Anteil der Gesprächszeit sollte zu 80% beim Mitarbeiter liegen und nur zu 20 % beim Arbeitgeber. Ein Meeting muss auch nicht zwingend im Konferenzraum oder Büro stattfinden. Gespräche können auch während eines Essens oder Spaziergangs geführt werden. Gerade wenn beide Parteien zu einem stressigen Alltag neigen ist es eine gute Idee auf alternative Orte zurückzugreifen. Ein Mitarbeitergespräch ist außerdem kein Anlass für ausgiebigen Smalltalk. Versuche nicht künstlich die vereinbarte Zeit zu füllen, sondern kürze das Meeting wenn alles Wesentliche gesagt wurde. Nicht jedes Gespräch hat die gleiche Dauer. Auf der anderen Seite kann es sein, dass die vorgesehene Zeit nicht ausreicht, um besonders schwierige Themen zu besprechen. Nimm dir möglichst die Zeit und führe die Diskussion zu ende, damit beide Parteien mit einem guten Gefühl aus dem Meeting gehen können. Plane also einen Puffer ein, um eine potenzielle Verzögerung zu ermöglichen.
1:1 Meetings dienen nicht dem Austausch von Daten, sondern der Offenlegung von Problemen und darauf basierenden Lösungsansätzen, Lob und Kritik, der Besprechung von kommenden Zielen und Prioritäten.
FAZIT
1:1 Meetings bieten sowohl dem Arbeitgeber als auch dem Arbeitnehmer viele Vorteile und bilden den Grundstein für effektives Arbeiten und eine gutes Betriebsklima. Die richtige Vorbereitung auf diese Meetings sind ebenso wichtig wie ein strukturierter Aufbau. Nimm dir die Zeit dafür!
